Der Personalberater – Ihre neue KI-Wissensdatenbank für Personalfragen
Liebe Mitarbeiterinnen, liebe Mitarbeiter!
Wir freuen uns, Ihnen eine neue digitale Unterstützung vorstellen zu dürfen: den Personalberater, eine KI-gestützte Wissensdatenbank, die Ihre Fragen rund um Personalthemen schnell, zuverlässig und quellengestützt beantwortet.
Was kann der Personalberater?
Der Personalberater beantwortet Ihre Fragen zu:
- internen Richtlinien und Betriebsvereinbarungen
- Gleitzeitregelung
- betrieblicher Altersvorsorge
- Krankenkassen
- internen Anleitungen und weiteren Dokumenten der Personalabteilung
Jede Antwort wird mit einer klickbaren Quellenangabe belegt, sodass Sie die genaue Fundstelle im Originaldokument direkt aufrufen können.
Bereichsspezifische Antworten
Beim Stellen Ihrer Frage können Sie angeben, aus welchem Unternehmensbereich Sie kommen: Büro / Lager / Logistik / Produktion / Näherei
Der Personalberater berücksichtigt diese Angabe und weist auf bereichsspezifische Unterschiede hin, soweit die hinterlegten Dokumente solche enthalten. Eine separate Anmeldung oder Rollenzuweisung ist dafür nicht notwendig.
Zugang – jederzeit, von überall
- Erreichbar über eine gesicherte Web-App – am PC im Büro, am Smartphone und von zu Hause.
- Anmeldung mit Ihrem Namenskürzel und einem selbst gewählten Passwort.
- Die App lässt sich auf dem Smartphone als Symbol auf dem Startbildschirm installieren – wie eine normale App.
- Auch ohne festen PC-Arbeitsplatz nutzbar.
Datenschutz und Datensicherheit
Ihre Daten bleiben in Europa. Der Personalberater läuft auf der LEX.KI-Plattform in einem eigens für unser Unternehmen reservierten Bereich (Tenant). Die Infrastruktur ist DSGVO-konform, wird in Deutschland gehostet (Hetzner, Nürnberg) und nutzt ein KI-Modell eines europäischen Anbieters (Mistral, Frankreich). Es findet keine Übermittlung in Drittstaaten statt; der US CLOUD Act greift nicht.
Wichtig: Personalakten, individuelle Arbeitsverträge oder sonstige personenbezogene Mitarbeiterdaten sind nicht Bestandteil der Wissensdatenbank und werden dort nicht verarbeitet.
Aktualität der Inhalte
Die Personalabteilung pflegt die hinterlegten Dokumente eigenständig und tagesaktuell. Änderungen an Richtlinien oder Vereinbarungen stehen Ihnen damit unmittelbar zur Verfügung.
So starten Sie
Den Zugangslink sowie Informationen zur Erstanmeldung erhalten Sie von der Personalabteilung.
Weitere Hinweise zum Thema Datenschutz
Verantwortliche Stelle
Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf diesen Webseiten ist die
HUM Gesellschaft für Homecare und Medizintechnik mbH
Zum Pier 79
D-44536 Lünen
FON +49 (0)231 880885-0
FAX +49 (0)231 880885-58
E-Mail: sales@hum-online.de
Datenschutzbeauftragter
Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter nachfolgenden Kontaktdaten:
Jens Kränke
c/o LEXDATA CONSULTING, S.L.U.
Partida Solaes, 143A, PTA 19
ES-12580 Benicarló, Castellón
FON: +49 177 / 880 76 79
E-Mail: post@lexdata.de
Aufsichtsbehörde
Die für uns zuständige Behörde für den Datenschutz ist die
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Postfach 20 04 44
40102 Düsseldorf
FON 0211 / 38 424-0
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de
Hosting - Hetzner Online GmbH
Die für den Personalberater genutzten Webseiten und Anwendungskomponenten werden auf Servern eines externen Hosting-Dienstleisters gehostet:
Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen
Hetzner ist als Unterauftragsverarbeiter von LEXDATA gemäß Art. 28 Abs. 4 DSGVO eingebunden. Die Server befinden sich ausschließlich in Deutschland (Rechenzentrum Nürnberg). Eine Übermittlung in Drittstaaten außerhalb der EU bzw. des EWR findet nicht statt.
Beim Aufruf der Web-App werden durch Hetzner serverseitig technische Zugriffsdaten (insbesondere IP-Adresse, Zeitstempel, aufgerufene Ressource, Browserkennung) in Protokolldateien erfasst. Diese Daten dienen ausschließlich dem Betrieb, der Sicherheit und der Fehlerdiagnose der Anwendung und werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren und störungsfreien Betrieb). Die Protokolldaten werden nach 90 Tagen automatisch gelöscht.
Verarbeitung von Anfragen – Weiterleitung an Mistral AI
Ihre Fragen an den Personalberater werden zur Verarbeitung an das KI-Sprachmodell der Mistral AI S.A.S. (15 rue des Halles, 75001 Paris, Frankreich) weitergeleitet. Mistral AI ist ebenfalls als Unterauftragsverarbeiter von LEXDATA gemäß Art. 28 Abs. 4 DSGVO eingebunden.
Welche Daten werden übermittelt? An Mistral AI übermittelt wird ausschließlich der Text Ihrer jeweiligen Anfrage sowie die von Ihnen optional angegebene Bereichszugehörigkeit (Büro, Lager/Logistik, Produktion, Näherei). Es werden keine Anmeldedaten, keine Personalakten, keine individuellen Arbeitsverträge und keine sonstigen personenbezogenen Mitarbeiterdaten übermittelt.
Wir empfehlen Ihnen daher, in Ihren Anfragen keine personenbezogenen Daten (z. B. eigene Namen, Personalnummern, Gesundheitsdaten) anzugeben, die über den Sachverhalt Ihrer Frage hinausgehen.
Kein Drittstaatentransfer Da Mistral AI als Unternehmen mit Sitz in Frankreich dem Recht der Europäischen Union unterliegt, findet keine Drittlandübermittlung im Sinne von Art. 44 ff. DSGVO statt. Der US CLOUD Act findet auf Mistral AI keine Anwendung.
Rechtsgrundlage und Zweck Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Nutzung des Personalberaters im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses erfolgt, sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der effizienten Bereitstellung von Personalinformationen), ergänzt durch § 26 BDSG. Die Verarbeitung dient ausschließlich der Beantwortung Ihrer Anfrage.
Speicherung und Nutzung durch Mistral AI Anfragen werden von Mistral AI nicht zur Weiterentwicklung eigener Modelle genutzt und nicht dauerhaft gespeichert. Die Verarbeitung erfolgt im Rahmen einer API-Schnittstelle ausschließlich zur Generierung der jeweiligen Antwort.
Speicherdauer der Chatverläufe auf der LEX.KI-Plattform
Ihre Chatverläufe im Personalberater werden automatisiert nach 24 Stunden aus der Datenbank gelöscht.
Anmeldedaten und Zugangsverwaltung
Für den Zugang zum Personalberater werden Ihr Namenskürzel sowie ein von Ihnen selbst vergebenes Passwort benötigt. Das Passwort wird ausschließlich in verschlüsselter Form gespeichert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO in Verbindung mit § 26 BDSG.
Keine Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten
Der Personalberater ist ausschließlich als Auskunftssystem für allgemeine Personalthemen konzipiert. Personalakten, individuelle Arbeitsverträge, Gesundheitsdaten oder sonstige personenbezogene Mitarbeiterdaten sind nicht Gegenstand der hinterlegten Wissensbasis und werden im System nicht verarbeitet.
Betroffenenrechte
Ihnen stehen gegenüber dem Verantwortlichen folgende Rechte zu:
- Auskunft über die zu Ihrer Person verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO)
- Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
- Löschung, soweit keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen (Art. 17 DSGVO)
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
- Widerspruch gegen die Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO)
- Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
- Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)
Für die Geltendmachung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an Ihren Datenschutzbeauftragten.